Copilot 365 Guide

Hantera inkorgen på halva tiden

Copilot i Outlook

Copilot i Outlook sammanfattar långa trådar, föreslår svar och hjälper dig att skriva tydliga e-postmeddelanden snabbt.

Vad du kan göra

Sammanfatta tråd

Få en kort summering av en lång e-postkonversation.

Skriv svar

Generera ett utkast till svar baserat på tråden och dina instruktioner.

Coachning

Få förslag på ton, tydlighet och känslomässig påverkan innan du skickar.

Hitta åtgärder

Lyft fram alla åtgärdspunkter och beslut från en tråd.

Mötesförberedelser

Sammanfatta mejl och dokument inför ett möte.

Schemalägg

Hitta en tid som passar alla deltagare med naturligt språk.

Prioritize Inbox

Copilot markerar viktiga mejl och förklarar varför – filtrera direkt på prioritet.

Summera bilagor

Hovra över en bilaga och få sammanfattning eller ljudöversikt utan att öppna filen.

Rösthantering

Hantera mejl och boka möten via röst i Outlook-mobilappen.

Tips

  1. 1

    Använd 'Sammanfatta efter' för att se vad som hänt i tråden sedan du senast läste den.

  2. 2

    Be Copilot 'coacha' ditt utkast innan du skickar känsliga mejl.

  3. 3

    Kombinera med Teams-möten – Copilot kan hämta kontext från båda.

  4. 4

    Var explicit om längd: 'svara kort' eller 'svara utförligt med tre alternativ'.

  5. 5

    Aktivera Prioritize Inbox och filtrera på högt prioriterade mejl när tiden är knapp – Copilot motiverar varje prioritering.

  6. 6

    Använd /-kommandot i Copilot Chat i Outlook för att referera specifika mejl eller filer i din prompt.

  7. 7

    Summera bilagor direkt från mejlet utan att öppna dem – sparar tid när du snabbt vill veta vad PDF:en handlar om.

Exempel-prompts

Sammanfatta lång tråd

Sammanfatta denna e-posttråd. Lista beslut, öppna frågor och vem som ansvarar för vad.

Skriv vänligt avböjande

Skriv ett vänligt men tydligt svar där jag tackar nej till mötesinbjudan men föreslår en kort skriftlig uppdatering istället.

Coacha mitt mejl

Granska mitt utkast. Är tonen lämplig för en extern mottagare (kommun/myndighet)? Föreslå förbättringar i tydlighet, saklighet och bemötande.

Föreslå svar på medlemsfråga

Sammanfatta denna mejltråd och föreslå ett professionellt svar. Identifiera vilka frågor som fortfarande är obesvarade och vem som behöver vara avsändare.

Statusuppdatering till chef

Skriv ett kort statusmejl till min chef baserat på de senaste 7 dagarnas mejl om [uppdrag]. Max 5 punkter: framsteg, beslut, blockerare, nästa steg, behov av input.

Kontextbaserat svar

Skriv ett svar på detta mejl från [förvaltning/myndighet]. Referera till /Remissvar_2024.pdf och /Underlag_PM.docx för att bekräfta vår tidigare position. Ton: vänlig, saklig och tydlig. Avsluta med en konkret fråga om nästa steg.

Inför kommunbesök

Förbered mig inför mötet med [kommun] imorgon. Sammanfatta de senaste 3 månadernas mejlkonversationer, lyft fram öppna frågor och åtgärder från tidigare möten, och föreslå tre diskussionspunkter utifrån vad de senast har lyft.

Vanliga fallgropar

Sammanfattningar kan missa nyanser – läs viktiga mejl själv.

Granska alltid mottagare och bilagor innan du skickar AI-utkast.